Informasjon fra innkjøpsavdelingen

Frelsesarmeens innkjøpsportal er i bruk av mange – det vises på trafikken – og den oppdateres fortløpende. Der publiseres sentrale avtaler til bruk for mange ulike varer og tjenester. Alle i Frelsesarmeen med en rolle innen innkjøp og bestilling av varer og tjenester for sin enhet, oppfordres å oppsøke portalen, og særlig i forbindelse med anskaffelser. Innkjøpsportalen finnes på www.fainnkjop.com Passord finnes i KS Simployer, kap. 1.4.4 "Innkjøpsavtaler og Innkjøpsportalen"

Interne leverandører

Innkjøpsportalen ønsker å profilere interne leverandører, som ifølge innkjøpspolicyen skal være førstevalget. Dersom dere mener at dere bør profileres på innkjøpsportalen, er det bare å ta kontakt med innkjop@frelsesarmeen.no.

Bytting på Facebook

Facebookgruppen “Kjøp, salg og bytte internt i Frelsesarmeen” er en gruppe alle korps og institusjoner bør være med i. Her kan man legge ut ubenyttede ressurser internt, slik at hele FA kan spare penger på å kjøpe nytt fra eksterne.

Mester Grønn

Frelsesarmeen har lenge hatt et samarbeid med Mester Grønn. Nå finnes det en sentral avtale om kjøp fra Mester Grønn på ett sentralt kundenummer i innkjøpsportalen. Avtalen kan benyttes av alle enheter.

G-travel

Reisebyrået G-Travel har som følge av Covid-19 avviklet fakturering av reiser. Alle reiser må heretter betales med kredittkort ved bestilling. Ved behov kan Eurocard (som ikke skal brukes av andre enn kortholderen) utstedes til ansatte etter skriftlig henvendelse fra nærmeste overordnede til Forvaltningsavdelingen, se KS Simployer kap. 1.4.9 Betalingskort i Frelsesarmeen.

Dustin

En ny avtale om kjøp av IT-utstyr fra Dustin er snart på plass. Vi etablerer en felles "nettbutikk” tilpasset de fleste behov Frelsesarmeen har, hvor alt skal bestilles. Det står mer om dette i innkjøpsportalen. Dette lanseres i juni.

Autopass

Autopass (bombrikker til plassering i bil) er et avtaleområde som snart skal sentraliseres. Vi jobber med å skaffe oversikt over dagens avtaler, og vi vil etablere en sentral avtale for alle Frelsesarmeens biler. Dette vil forenkle administrasjonen og redusere kostnadene for hele organisasjonen.

Fjordkraft

Strømavtaler med Fjordkraft er standard for Frelsesarmeen og administreres sentralt. Vi er en stor kunde hos Fjordkraft og benytter et sikringsprodukt med bindingstid. Dette gir forutsigbare strømkostnader over tid. Vi har dialog med Fjordkraft om å styre forskjellige bygningstyper på forskjellige avtaler i fremtiden, og ikke minst om strømsparende tiltak på våre største anlegg. Generelt er det enklere å spare penger på strøm ved rett og slett å bruke mindre strøm, enn å bruke mye tid på å bytte leverandør ofte.

ID-kort

Frelsesarmeens ID-kort (tjenestebevis) bør benyttes som legitimasjon. Stadig flere av våre leverandører krever legitimering med tjenestebevis i forbindelse med salg til bedrifter på kreditt. Vi ber derfor om at alle som gjør innkjøp over disk med fakturering om å anskaffe Frelsesarmeens ID-kort. Rutine for bestilling finnes i KS Simployer, kap. 3.3.5 “For meg som er leder – Ansettelse”.

Bil

En ny policy for kjøp av bil/kjøretøy er under utvikling. Policyen vil fokusere på miljøperspektivet og vektlegge kjøp av elbil når Frelsesarmeen skal kjøpe ny bil. Kjøp av helt nye fossilbiler vil frarådes, med mindre det er helt nødvendig. Nye fossilbiler er verken billige å kjøpe, billige i drift eller miljøvennlige.

Reising

En ny reisepolicy er også under utvikling. Denne vil gi tydelige rammer for når man bør velge å reise, hvordan det skal bestilles/betales for, og når man skal benytte andre løsninger som for eksempel et møte i Microsoft Teams. Frelsesarmeen kan spare mye tid og mye penger på å minske reisevirksomhet i organisasjonen, og koronakrisen har tvunget frem nye arbeidsmåter som ønskes videreført som standard. Mindre reising vil i tillegg gi en miljøgevinst.

Behov for bistand?

Frelsesarmeens innkjøpskoordinatorer arbeider kontinuerlig med å fremforhandle og implementere nye innkjøpsavtaler som publiseres fortløpende på innkjøpsportalen. En del avtaler administreres sentralt, mens andre avtaler kan enhetene opprette selv hvis de ønsker det.

Innkjøpskoordinatorene er tilgjengelige for rådgivning og bistand ved opprettelse av alle typer avtaler. Send en e-post til innkjop@frelsesarmeen.no ved behov for bistand.